Un logiciel entièrement modulable selon vos besoins, AGORA facilite la gestion des différents services du secteur public. Vous pouvez gérer vos associations, vos événements, vos espaces et salles, vos équipements sportifs, vos ressources en un seul outil entièrement modulable.
Les fonctionnalites...
Gestion des associations
- Gestion de vos fiches associations
- Gestion des réservations et des subventions par association
- Consultation ciblée de votre fichier selon vos critères (par activité, catégorie, nom de correspondant…)
- Possibilité de noter, commenter, enregistrer vos actions quotidiennes (documents à envoyer, rendez-vous à poser…)
- Visualisation de votre agenda et des tâches réalisées ou à faire (par journée, par type d’action, par association)
- Création d’actions automatiques
- Possibilité de réaliser des mailings, publipostages ou envois groupés
- Import et export de vos contacts
- Historique des subventions directes et indirectes (lié aux demandes : salles, matériels, événements)
- Gestion et édition des documents financiers (subventions, avantages en nature, factures…)
Gestion des équipements sportif
- Gestion de vos fiches contacts (associations, particuliers, prestataires…)
- Planification de vos réservations (organisation et consultation)
- Suivez le cycle de vie complet de vos réservations
- Posez des réservations récurrentes, ponctuelles, exceptionnelles
- Prise en compte des vacances, jours fériés, week-end …
- Visualisation personnalisée de vos plannings par utilisateur
- Gestion des documents liés à une association (subventions, avantages en nature…)
- Prise en compte des créneaux horaires personnalisés par structure, par service (au quart d’heures, à l’heure…)
- Prise en compte de la plage horaire personnalisée par structure, par service (8h-18h, 6h-21h…)
- Manifestations mono et multi évènements
- Intégration de plan de salles et plan d’accès
- Prise en compte du nombre de place en fonction de la configuration sélectionnée
- Gestion des ressources présentes dans la salle et des quantités
- Gestion de la hiérarchisation des salles
- Possibilité de blocage d’une salle en cas de travaux
- Gestion des périodes de vérification des salles
- Affectation des ressources à vos évènements
- Gestion des stocks et inventaires
- Visualisation du planning des ressources
- Possibilité d’offrir à vos associations un inventaire clair et précis de leur réservation
- Suivi complet de vos équipements
- Contrôle et planning de maintenance de chaque équipement
- Liste des actions à effectuer
- Interface avec d’autres solutions (logiciel de contrôle d’accès, comptable…)
Gestion des espaces et événements
- Manifestations mono et multi évènements
- Planification de vos évènements (organisation et consultation)
- Détails du déroulé de vos évènements
- Suivi du cycle de vie complet de vos réservations
- Posez des réservations récurrentes, ponctuelles, exceptionnelles
- Prise en compte des vacances, jours fériés, week-end...
- Visualisation personnalisée de vos plannings par utilisateur
- Gestion des coûts et des budgets
- Bon de commande automatique à la sélection de vos ressources
- Prise en compte des créneaux horaires personnalisés par structure, par service (au quart d’heures, à l’heure…)
- Prise en compte de la plage horaire personnalisée par structure, par service (8h-18h, 6h-21h…)
- Prise en compte du nombre de place en fonction de la configuration sélectionnée
- Gestion des ressources présentes dans la salle et des quantités
- Gestion de la hiérarchisation des salles
- Affectation des ressources aux évènements
- Gestion des stocks et inventaires
- Visualisation du planning des ressources matérielles et humaines
- Création de documents fournisseurs (bon de commandes, livraisons)
- Gestion des consommables
Gestion du protocole
- Enregistrement, consultation et mise à jour de vos fiches contacts (personnalités, particuliers…)
- Consultation ciblée de votre fichier selon vos critères (par fonction, catégorie, nom de correspondant…)
- Gestion multi casquettes des personnalités
- Gestion des documents (courriers, mailings, e mailings, invitations…)
- Suivi des actions relatives à chaque évènement ou personnalités
- Gestion et attribution des droits d’accès
- Import et export de vos contacts
- Suivi des abonnements
- Enregistrement de critères particuliers (allergies, cadeaux…)
- Liste de vos évènements
- Edition et envoi d’invitations personnalisées
- Choix des prestations par les invités en ligne
- Gestion des inscriptions
Gestion de contacts
- Gestion de vos fiches contacts
- Consultation ciblée de votre fichier selon vos critères (par activité, catégorie, nom de correspondant…)
- Possibilité de noter, commenter, enregistrer vos actions quotidiennes (documents à envoyer, rendez-vous à poser…)
- Possibilité de faire des mailings, publipostages ou envois groupés
- Import et export de vos contacts
- Synchronisation Outlook de vos contacts
Gestion des statistiques
- Palmarès
- Analyse des coûts et budgets (subventions, avantages en nature…)
- Création de fiche bilan
- Résultats par période, type d’activité...
- Création et visualisation de tableaux de bord synthétiques
- Analyse des documents financiers (devis, contrats, factures…)
- Analyse des ressources utilisées
- Calcul automatique des coûts (globales, par personnes, par ressources...)
- Création de rapports financiers
- Statistiques liées aux réservations (nombre de participants, nombre d’évènements…)
- Gestion du taux d’occupation
Gestion intégrée des documents
- Reprise et intégration de vos documents (mail, courrier, facture…)
- Edition de fiche de fonction
- Personnalisation et modification de vos documents à volonté
- Gestion des e-mailings et du publipostage
- Centralisation des documents enregistrés
- Génération automatique d’étiquettes
- Historique et indexation de vos documents édités et reçus
Nos solutions sont entièrement paramétrables et flexibles selon vos attentes et vos besoins.
Notre équipe se charge d’y répondre le plus efficacement possible afin de vous aider à optimiser
la gestion de votre activité. Choisissez simplement les fonctionnalités qui vous conviennent.
