Le logiciel AGORA Agences vous permet d’optimiser votre gestion au quotidien et de vous aider dans l’organisation de vos événements : suivi de contacts, gestion commerciale, organisation de manifestations, gestion des participants… dans un outil entièrement modulable.
Les fonctionnalites...
Gestion commerciale
- Gestion de vos fiches clients, prospects, fournisseurs...
- Fiches multi-contacts et contacts liés à plusieurs organisations
- Organigramme des structures et services
- Consultation ciblée de votre fichier selon vos multiples critères (par activité, catégorie, nom de contact…)
- Possibilité de noter, commenter, enregistrer vos actions quotidiennes (documents à envoyer, rendez-vous à poser…)
- Visualisation de votre agenda et des tâches réalisées ou à faire (par journée, par type d’action…)
- Possibilité de faire des mailings, publipostages ou des envois groupés
- Import et export de vos données
- Synchronisation Outlook de vos contacts
Gestion des manifestations et des événements
- Choix des fournisseurs
- Définitions des prestations et activités
- Planification de vos événements (Organisation et consultation)
- Manifestations mono et multi-événements
- Détails du déroulé de vos événements
- Suivi du cycle de vie complet de vos réservations
- Visualisations personnalisées de vos plannings
- Exportation du planning (fichiers, imprimantes…)
- Possibilité d’offrir à vos clients un inventaire clair, précis et détaillé de votre prestation
- Bon de commande aux fournisseurs automatique à la sélection de vos ressources
Gestion des participants
- Gestion de vos participants
- Gestion des inscriptions groupées ou individuelles de participants
- Import de participants d’un autre événement, groupe ou organisme
- Organisation des actions quotidiennes (appels, relances…)
- Gestion des opérations commerciales (mailings…)
- Organisation des activités (animations, conférences, repas, transport...)
- Suivi des préinscriptions et inscriptions de chaque groupe
- Gestion du nombre de places restantes pour chaque prestation
- Suivi des options et réservations pour l’hébergement et le transport (rooming listes et vouchers)
- Gestion de la facturation (individuelle ou groupée)
- Module web de gestion de participants (réservations, inscriptions, suivi…)
Gestion financière
- Réalisation et envoi de vos offres commerciales détaillées et personnalisées (avec ajout de photos et description automatique en fonction des ressources et prestations
- Gestion de tarifs dégressifs
- Gestion des compositions, forfaits...
- Gestion du suivi du règlement
- Prise en compte des modes de règlements
- Personnalisation des documents financiers (contrats, factures …)
- Export comptable
- Prise en compte des états des documents financiers (envoyé, annulé …)
- Numérotation automatique des documents financiers
Gestion statistiques et analyses financières
- Création et visualisation de tableaux de bord synthétiques
- Statistiques liées aux réservations (nombre de participants, nombre d’évènements…)
- Analyse des documents financiers (devis, contrats, factures…)
- Analyse des ressources utilisées
- Calcul automatique des marges (globales, par personnes, par ressources…)
- Calcul automatique du chiffre d’affaires
- Création de rapports financiers
Gestion intégrée des documents
- Edition de documents
- Personnalisation et modification de vos documents à volonté
- Gestion des e-mailings et du publipostage
- Centralisation des documents enregistrés
- Edition de fiches de fonction
- Reprise et intégration de vos documents (mail, courrier, facture…)
- Gestion de son compte utilisateur
- Règlement de la facture (chèque, carte bleu)
Nos solutions sont entièrement paramétrables et flexibles selon vos attentes et vos besoins.
Notre équipe se charge d’y répondre le plus efficacement possible afin de vous aider à optimiser
la gestion de votre activité. Choisissez simplement les fonctionnalités qui vous conviennent.
